Kompletní funkce INTEGRI G5
Bytová evidence
Obsahuje všechny spravované objekty. V rámci této evidence jsou jednotlivé typy objektů (vlastní objekty, SVJ, objekty spravovaných byt. družstev) vizuálně a logicky odlišeny. Samozřejmostí zůstává možnost přístupu z hlediska právě zpracovávané firmy. To znamená, že jsou zobrazeny pouze objekty dané firmy.
Technická správa
Umožňuje přístup k technickému popisu a údržbě bez ohledu na zpracovávanou firmu. Kromě již standardních funkcí jako pasportizace, sledování oprav a sledování revizí zavádí Integri G5 další rozšíření. Jde především o evidenci investičních akcí s jednotlivými událostmi kolem zařizování projektů, stavebního řízení, dotací, půjček a následné ekonomické vyhodnocení akce. Další novou funkcí je evidence pojištění škodních událostí. Samozřejmostí v oblasti technické správy je úplná propojenost s bytovou evidencí.
Tříúrovňová hierarchická struktura zpracovávaných firem
Ve tvaru Hlavní správce-Spravovaný subjekt-Podřízené subjekty spravovaného. Struktura zpracovávaných firem je přímo propojena s centrální bytovou evidencí a dává tak základ pro stanovení účetních vztahů a souvislostí mezi spravovanými objekty a účetní evidencí zúčastněných firem.
Sledování organizačních záležitostí správy
Tato část zahrnuje evidence funkcionářů, schůzí, došlé a odeslané pošty. Funkcionáře lze evidovat v libovolné organizační struktuře. Evidence schůzí spravovaných subjektů dovoluje detailně sledovat průběh hlasování a sledovat úkoly vzniklé z usnesení spravovaných objektů. Evidence pošty je rozšířena o komunikační funkce emailového zpravodajství (hromadné zasílání informačních emailů vybraným subjektům), možností evidence dokumentů datových schránek a oběhem dokumentů mezi uživateli Integri.
Možnost evidence pohledávek centrální bytové evidence vůči firmám v hierarchické struktuře
zpracovávaných firem. Systém umožňuje evidovat na jednom prostoru libovolné množství pohledávek a to těchto firem hierarchické struktury:
- Firma, která objekt vlastní (SVJ, bytové družstvo či jiný majitel).
- Firma, která objekt spravuje (správní firma).
- V případě tříúrovňové struktury i firma bývalého bytového družstva (jen pokud to není hlavní správce).
Hromadné zpracování
ve všech částech informačního systému. Všechny funkce informačního systému jsou schopny provozu ve dvou základních módech. A to:
- V módu hromadného zpracování, kdy je daná funkce provedena naráz v předem specifikovaném rozsahu spravovaných firem (objektů).
- V módu individuálního přístupu, kdy je daná funkce zpracována jen ve vybrané zpracovávané firmě a jejích objektech.
Univerzální platební brána
Umožňuje provádět párování jakékoli položky účetního peněžního rozhraní (banka, složenka, pokladna, sipo, atd.) s jakýmkoli objektem (pohledávkou na prostoru) centrální bytové evidence. Podmínkou je provedení platby buď ve firmě, které daný objekt bytové evidence patří, nebo ve firmě, která objekt bytové evidence spravuje. Při pravidelné měsíční závěrce pak systém vyhodnotí provedené platby a stanoví vzájemnou souvztažnost pohledávek a závazků mezi správcem a spravovanou firmou. Tuto souvztažnost promítne do účetních evidencí včetně detailního protokolu (Např. seznam vlastníků spravované firmy-SVJ, kteří zaplatili nájem v pokladně správce). Vzájemné peněžní vypořádání je tak přeneseno na mezi-firemní úroveň.
Přeúčtování účetních hodnot prvotně evidovaných u správce do spravované firmy
Tato funkce provádí automatizovaný převod účetních hodnot prvotně zaevidovaných u správce na spravovanou firmu-SVJ. Výsledkem převodu je opět vzájemný pohledávko-závazkový vztah mezi správcem a spravovanou firmou.
Centrální kontrola stavů bytové a účetní evidence
Jedná se o nově koncipovaný nástroj umožňující plně automatizovanou kontrolu následujících evidencí:
- Kontrola převodu úhrad z účetních evidencí do evidence bytové. Při této kontrole je zjišťováno, zda nedošlo k rozdílu mezi platbami evidovanými v účetních systémech a bytové evidenci. V případě zjištění rozdílu systém přímo identifikuje doklady, které tento rozdíl způsobily.
- Kontrola stavu sald bytové a účetní evidence. Tato kontrola umožňuje provádět kontrolu stavu sald evidovaných v bytové evidenci se stavem salda v evidenci účetní. V případě zjištění rozdílu pak systém nabízí sadu analytických nástrojů, které umožňují nalézt důvod zjištěné odchylky.
- Kontrola pohledávko-závazkových vztahů mezi správcem a spravovanou firmou. Při této kontrole jsou porovnávány stavy na pohledávko-závazkovém rozhraní vybudovaném z důvodů univerzální platební brány a automatizovaného přeúčtování.
- V rámci centrální kontroly pak lze provádět přímé opravy týkající se jak bytové, tak účetní evidence.
Datové sjednocení všech spravovaných firem
V oblasti bytové evidence a technického úseku. V těchto modulech můžete pracovat s konkrétním spravovaným subjektem nebo se všemi subjekty najednou. To přinese podstatné zvýšení produktivity hromadného zpracování.
Centrální evidence osob
Jedná se o jedinečnou evidenci všech osob, které jakýmkoli způsobem souvisí s některou z ostatních evidencí v rámci celého informačního systému. Všechny evidence (př. uživatelé bytů, spoluvlastníci, funkcionáři, zaměstnanci apod.) se pak odvolávají na osoby evidované v centrální evidenci osob. Tímto uspořádáním je zaručena jedinečnost informací o evidované osobě (telefonní kontakt, mail, kontaktní adresy a pod.)
Účetnictví a související evidence
Je vedeno pro každou spravovanou firmu samostatně, ale všechny úlohy a funkce lze spouštět přes všechny spravované firmy.
Možnost individualizace chování systému pomocí globálních parametrů
Globální parametry umožňují modifikovat chování funkcí v rámci celého informačního systému a to tak, aby systém co nejlépe vyhověl požadavkům koncového uživatele.
Nastavení číselníků systému
Je koncipováno tak, aby hodnoty v číselníku platily pro všechny evidované objekty s možností tvorby výjimek chování pro určitou skupinu objektů nebo samostatný objekt.
Automatická aktualizace typových číselníků
Všechny číselníky, které se odvolávají na hodnoty státní správy (př. číselník ulic, psč, banky apod.) jsou jednou týdně automaticky aktualizovány tak, aby obsahovaly aktuální údaje.
Archivace všech provedených změn
Informační Integri G5 je ve všech důležitých evidencích vybaven archivací provedených změn a to tak, aby bylo možno zjistit kdo, kdy a jakou změnu v dané evidenci provedl. Uvedená vlastnost pak umožňuje velmi efektivně dohledat „viníka“ případných problémů.
Přístupová práva
Je možno nastavovat ve dvou úrovních a to:
- přístupy ke spravovaným firmám,
- přístupy k funkcím informačního systému platným v rámci přístupných spravovaných firem nebo pro každou přístupnou spravovanou firmu individuálně.
Propojení evidovaných objektů s externími dokumenty-datové úložiště
Informační systém Integri G5 umožňuje připojit k evidovaným objektům (př. domy, prostory, uživatelé prostor, faktury apod.) libovolné dokumenty externího prostředí (př. dokumenty Word, libre office, obrázky apod.). Samotné uspořádání evidence externích dokumentů je podporováno funkcí „Externí datové úložiště“, která umožňuje definovat logickou strukturu ukládaných dokumentů.
Poštovní modul
Tento subsystém umožňuje evidovat došlou a odeslanou poštu. Mimo prosté evidence pošty dokáže provádět následující činnosti. Řídí oběh dokumentace uvnitř firmy. Stahuje obsah datových schránek do přijaté pošty. Rozesílá dokumenty odeslané pošty skupinám adresátů pomocí standardní pošty, hybridní pošty, datových schránek, mailu a SMS.
Podpora vlastní údržby
Pokud správce nemovitostí provádí vlastními silami i údržbu nemovitosti, poskytuje Informační systém Integri G5 podporu této činnosti. V rámci této podpory dokáže informační systém sledovat obchodní případ související s údržbou nemovitosti od objednávky přes zakázku, na které sleduje naběhlé náklady, na jejichž základě vytváří podklad pro fakturaci až po konečnou automatizovanou fakturaci.
Insolvenční rejstřík
Funkce insolvenční rejstřík komunikuje automaticky se serverem finanční správy a „stahuje“ informace o insolvencích, které následně páruje s osobami centrální evidence osob a s evidencí externích firem (dodavatelé a odběratelé). Obě tyto evidence jsou vybaveny zobrazováním informací o insolvenci. Zároveň k této funkci existuje evidenční rozhraní, které umožňuje vyhodnocovat všechny informace insolvenčního rejstříku.
Podpora evidence externích firem
Evidence externích firem obsahuje funkci umožňující kontrolu údajů evidovaných v informačním systému Integri G5 a v www aplikaci ARES. V případě neshody informací je nabízena automatická oprava dle www aplikace Ares. Samozřejmostí je i kontrola důvěryhodnosti firmy z pohledu ministerstva financí (DPH).
Komunikace s weby státní správy
(OR, KN, Insolvence, průběh soudního řízení, mapy)
Export dat
Je možno provádět třemi různými způsoby a to:
- Pomocí specializovaných programů, které jsou vytvořeny pro nejčastěji se opakující požadavky na export dat (př. export účetních dat pro auditory, export údajů pro firmy provádějící vyúčtování apod.)
- Pomocí standardních tiskových výstupů
- Z pohledů na data (př. evidence faktur, evidence uživatelů bytů apod.)
Data lze exportovat do následujících datových formátů: TXT, CSV, XML, Html, XLS a ODS.